Top 4 des critères essentiels à considérer pour choisir la salle de votre événement !

Le premier critère à examiner pour le choix de votre salle anniversaire par exemple concerne sa capacité d’accueil. Il est primordial de vous assurer que la jauge maximale corresponde parfaitement au nombre de participants attendus lors de votre événement. Pour ce faire, estimez avec précision la quantité de personnes susceptibles de répondre présentes à votre invitation. Prenez en compte le nombre d’inscrits à ce jour s’il y a une billetterie, l’historique de fréquentation d’éditions précédentes, etc.

Une fois cette estimation réalisée, prévoyez un léger surplus, de l’ordre de 5 à 10 %. En effet, il arrive fréquemment qu’un événement rencontre davantage de succès que prévu. Disposer d’une petite marge sur la capacité maximale vous permettra d’accueillir sereinement quelques participants supplémentaires. Au-delà de la jauge, observez attentivement la disposition de l’espace. La salle est-elle équipée de rangées de chaises fixes ? Ou au contraire offre-t-elle une certaine flexibilité dans l’agencement ? Cette seconde option est à privilégier dans le cadre d’un événement incluant différents formats.

Vous pourrez par exemple organiser facilement des ateliers participatifs, des espaces de restauration, un coin lounge plus informel, etc. Enfin, accordez une attention particulière aux issues de secours : sont-elles bien dégagées et visibles ? Permettent-elles une évacuation rapide du public en cas de problème ? Ce paramètre est trop souvent négligé par les organisateurs, alors qu’il relève de leur responsabilité juridique.

L’acoustique est un paramètre technique trop souvent négligé par les organisateurs d’événements. Pourtant, une mauvaise qualité sonore peut complètement ruiner une conférence ou une projection avec speech. Il est donc essentiel de tester par vous-même ce point lors de votre visite des lieux.

Plus précisément, placez-vous à différents endroits dans la salle, notamment au fond et sur les côtés. Faites parler une personne sur scène avec et sans micro : la voix porte-t-elle convenablement ? Y a-t-il des phénomènes indésirables comme un écho prononcé ou une forte réverbération ? Si c’est le cas, votre public éprouvera les pires difficultés pour vous entendre correctement lors de votre event.

Au-delà de la simple amplification, évaluez également la luminosité des lieux, qu’elle soit naturelle ou artificielle. La salle bénéficie-t-elle d’un éclairage suffisant pour vos présentations visuelles ou PowerPoints ? Les conditions varient-elles beaucoup entre le jour et la nuit ? Vous pourriez par exemple être gêné par des reflets ou une luminosité trop faible lors d’une session en soirée.

Pensez donc à visiter les salles à différents moments : matin, midi et soir pour juger objectivement de la qualité d’éclairage. Si possible, faites également quelques tests avec le vidéoprojecteur pour simuler une situation réelle de conférence.

L’équipement technique et multimédia d’une salle de réception ou de conférence est absolument crucial pour la réussite d’un événement. Que vous prévoyiez des présentations, des projections vidéo, de la sonorisation ou encore des retransmissions en ligne, ce matériel se doit d’être complet, de qualité professionnelle et parfaitement fiable.

Dans un premier temps, vérifiez attentivement que la salle dispose bien de tous les équipements nécessaires à votre projet : vidéoprojecteurs, sonorisation adaptée à la taille de la pièce, accès internet haut débit, régie, etc. Chacun de ces éléments est indispensable pour offrir une expérience satisfaisante à votre audience. Dans un second temps, testez vous-même le fonctionnement des équipements ou faites-vous assister par un professionnel de l’audiovisuel. Ce spécialiste saura juger de manière objective la qualité des installations et vous alerter sur d’éventuels dysfonctionnements ou lacunes.

Enfin, renseignez-vous sur la possibilité de faire intervenir vos propres prestataires techniques sur place. Disposer de votre matériel habituel et maîtrisé peut s’avérer rassurant pour un événement important. Cette option présente aussi l’avantage de vous fournir un support technique dédié le jour J en cas de pépin.

L’accessibilité de la salle et sa desserte par les transports sont deux paramètres absolument cruciaux dans le choix de votre lieu d’événement. Votre objectif doit être de faciliter au maximum le trajet de vos participants pour garantir leur présence.

Concernant l’accessibilité, privilégiez dans la mesure du possible une salle située en plein cœur de ville et bien desservie par les transports en commun. Métro, tramway, bus fréquents : plus les options seront nombreuses, plus vous faciliterez la venue de votre public, en particulier celles des personnes ne disposant pas de véhicule personnel. Pour les participants motorisés, assurez-vous également que la salle bénéficie d’un parking à proximité. Vérifiez aussi la disponibilité de places sur la voirie aux alentours de la salle. L’idéal étant de pouvoir accueillir confortablement l’ensemble des véhicules de vos participants potentiels.

Enfin, concluez votre inspection par une vérification minutieuse de l’accessibilité physique des lieux pour les personnes à mobilité réduite : ascenseur, rampes d’accès, toilettes aménagées, etc. Ce point est essentiel pour garantir que votre événement pourra accueillir tout type de public dans les meilleures conditions.