5 étapes pour organiser une soirée réussie

Comment organiser un anniversaire inoubliable ?

On le sait, organiser une soirée (d’anniversaire ou autre) peut paraître long et compliqué. Mais imaginons que dans quelques mois, vous changerez de dizaine et vous avez envie de faire la fête ! Fêter un anniversaire entouré de ceux que vous aimez, c’est une belle façon de célébrer cette nouvelle année. Ambiance festive, rires, bonne humeur et convivialité rythmeront ce moment si particulier.

Seulement voilà, vous vous demandez comment organiser une soirée parfait sans fausse note ? Nous avons regroupé spécialement pour vous 5 étapes pour préparer une fête inoubliable. Vous et vos invités en garderez un merveilleux souvenir :

• Étape n° 1 : préparer la fête d’anniversaire
• Étape n° 2 : personnaliser son événement
• Étape n° 3 : donner vie à la fête
• Étape n° 4 : Trouver le repas
• Étape n° 5 : Avoir un gâteau d’exception

Fixer la date et lancer vos invitations

Qu’il s’agisse d’un anniversaire surprise ou d’un anniversaire classique, le choix de la date et de l’heure est un point important pour assurer le succès de l’organisation. Un anniversaire inoubliable dépend grandement des invités. Assurez-vous donc de choisir une date et une heure où tout le monde sera disponible. Généralement, un anniversaire qui tombe un week-end est préférable qu’un anniversaire en pleine semaine. Cependant, il peut aussi être spécial d’organiser l’anniversaire le jour J. Dans ce cas, prévenez vos invités au préalable. En particulier, s’il s’agit d’une fête surprise. Ici, l’heure joue aussi un grand rôle. Une fois encore, choisissez une heure qui met tout le monde d’accord.

Avant de vous lancer dans les préparatifs de la fête d’anniversaire, il est donc nécessaire de fixer une date. Voici quelques astuces et conseils :

• Créer un doodle en ligne sera très pratique si vous souhaitez prévenir un petit groupe d’amis.
• Fixer un horaire pour votre événement : un anniversaire organisé le midi sera souvent plus familial. Le soir, l’ambiance sera plus festive et dansante. Pour organiser un anniversaire d’enfant, préférez l’après-midi pour le goûter.
• Dresser une liste d’invités pour être sûr de n’oublier personne !
• Envoyer de jolis cartons d’invitation personnalisés (Relativement tôt, selon l’ampleur de votre événement et le lieu choisi).

Définir un budget

Pour définir votre budget, vous devez tenir compte de plusieurs points :

• Le nombre d’invités.
• Le lieu de l’anniversaire.
• Le type de restauration, votre budget pourra être très variable : d’une centaine d’euros à plusieurs milliers d’euros !
• Les prestataires et les animations.

Faire la liste des invités

« Qui inviter à cet anniversaire ? ». C’est une question très importante. Dans un premier temps, comprenez bien que peu importe qui vous souhaitez inviter, il faut bien préciser qu’il s’agit d’un anniversaire surprise, si s’en est un. Mais concrètement, qui inviter ? Il va sans dire que faire la liste des invités n’est pas chose aisée. Vous ne devez oublier personne, mais vous n’avez pourtant pas la possibilité d’inviter tout le monde. Pour que cet anniversaire soit inoubliable, assurez-vous que les personnes les plus importantes soient présentes.

Autre point important : le nombre d’invités vous permettra aussi de tout organiser dans les meilleures conditions. Ce nombre vous sera utile, par exemple, pour définir le nombre de matériels et mobiliers événementiels dont vous aurez besoin. Pour vous simplifier la tâche, pensez à envoyer les invitations via les réseaux sociaux ou par e-mail.

Trouver le lieu parfait pour organiser votre soirée

Maintenant que vous connaissez la date, l’heure et les invités, il est temps de choisir le lieu pour l’organisation de la fête. Dans ce cas, le choix se portera, principalement, sur votre budget.

Où se déroulera la soirée ? Chez vous, chez des amis, dans une salle ou dans un restaurant ? Quel que soit votre choix, vos invités devront avoir de la place pour discuter, circuler ou même danser ! Plus vous serez nombreux, plus il vous faudra d’espace. Pensez-y avant de réserver un restaurant pour 60 personnes… Vous pouvez aussi choisir de louer une maison pour un week-end d’anniversaire convivial.

• Pour les petits budgets

Si vous avez un petit budget, ne regardez pas très loin, une fête à la maison peut être inoubliable. L’avantage, c’est que la fête sera plus « intimiste » et c’est totalement gratuit. Vous ferez donc des économies considérables, par rapport à la location d’une salle de fête. Toutefois, sachez que vous aurez, peut-être à prévoir la location de chaises, de nappes ou autres éléments de décoration.

• Pour les budgets moyens

La deuxième option : un bar ou un restaurant près de chez vous. Ces endroits peuvent être privatisés, alors renseignez-vous au préalable. Cette option est particulièrement avantageuse s’il s’agit d’un anniversaire surprise. De cette manière la personne concernée n’aura aucun doute. En fonction des règlements de l’établissement, vous pourriez manger sur place ou préparer le repas de chez vous. Dans tous les cas, vous en tirerez des avantages considérables. Pour vous simplifier encore plus la tâche, vous pourriez aussi demander qu’une décoration soit mise en place : gain de temps assuré.

• Pour les budgets élevés

Mais si vous pouvez vous le permettre, il n’y a rien de mieux que la location d’une salle de fête pour un anniversaire. Comme son nom l’indique, cet endroit est typiquement conçu pour ce type d’événement. Vous en trouverez pour toutes les tailles, pour tous les budgets et pour toutes les attentes. Certaines salles incluent dans leur offre : la nourriture, la boisson, la décoration, le ménage, l’aménagement de l’endroit, etc. Mais à votre guise, vous pouvez aussi décider de prendre tout cela en charge. Mais attention, il ne faut pas attendre la dernière minute pour réserver. Le matériel événementiel déjà présent dans la salle peut aussi jouer sur le choix de celle-ci.

Notre conseil : si vous organisez votre événement en extérieur, préparez un plan B ! Vous éviterez ainsi les déconvenues le jour J. La météo n’est pas toujours clémente, même un jour de fête !

Proposer une thématique

Pour un anniversaire inoubliable, vous devez trouver un thème inoubliable. Il s’agit même d’une des premières étapes à boucler. Il est donc fortement conseillé de choisir le thème, dès le départ, pour pouvoir orienter tous les choix que vous devez faire : notamment vis-à-vis de la décoration, des mobiliers à installer, des animations ainsi que de la musique. Considérez donc le thème comme un fil conducteur, pour ajouter de la cohérence à l’ensemble. Pour mettre tous les invités dans le thème, l’invitation doit déjà en dire long sur votre choix. Précisez si vous souhaitez que ces derniers doivent se déguiser ou porter des accessoires, des couleurs ou autres éléments en rapport avec le thème. Pour ne pas vous compliquer la tâche, piochez dans la liste des thèmes classiques (noir & blanc, vintage, tropical, etc.).

Pour un anniversaire inoubliable, proposez une thématique originale ! Vous plongerez vos invités dans votre univers. Vous êtes fan des années seventies ? Vous aimez les coloris rose & gold ? Donnez vie à vos envies les plus délirantes !

• Décorer le lieu: que ce soit dans une salle, chez vous ou chez des amis, faites-vous plaisir ! Lampions, lanternes, ballons, guirlandes tassels, cotillons… vous avez l’embarras du choix.
• Décorer la table d’anniversaire: accordez votre décoration de table avec celle de votre salle ! De la nappe, en passant par les gobelets ou les serviettes, soyez raccord. Au restaurant, disposez des petits contenants avec des bonbons personnalisés ! Présentés dans des pots en verre et entourés d’un joli ruban de jute, ils seront du plus bel effet.
• Définir un dress code: une bonne idée pour mettre tout le monde dans l’ambiance. Là encore, à vous de sélectionner un thème qui vous plait !

Réfléchir aux cadeaux

Lors d’un anniversaire, pour éviter d’avoir de mauvaises surprises ou de recevoir des doublons, nous vous suggérons :

• De créer une liste de cadeaux d’anniversaire en ligne : vos invités pourront réserver un cadeau figurant dans la liste, vous l’offrir le jour J ou vous l’envoyer.
• De réaliser une cagnotte en ligne pour un cadeau commun : une solution rapide, facile et sécurisée. Si vous avez une idée de cadeau bien précise, mais onéreuse, la cagnotte vous permettra de récolter les fonds nécessaires. Pour vous aider, découvrez notre sélection de cagnottes en ligne.
• De présenter une urne le jour J : vous souhaitez partir en voyage ? Créez une jolie mise en scène pour votre urne ! Disposez une valisette, un globe terrestre, une carte d’embarquement ou encore une pancarte avec le choix de la destination.

 Ne pas oublier les animations

Et si pour votre anniversaire, vous faisiez appel à des prestataires ? De la musique jusqu’aux animations, mettez une ambiance de folie à votre fête d’anniversaire !

Que vont faire les convives durant la fête d’anniversaire ? Pour que l’ambiance soit réellement au rendez-vous, vous devez préparer quelques activités et organiser des animations. Contrairement à ce que l’on peut être tenté de penser, ces animations ne sont pas toujours très couteuses. Vous pouvez, par exemple, prévoir une playlist sur laquelle les invités pourront danser. Certains organisateurs n’hésitent pas non plus à installer un karaoké. Pour faire encore plus original, vous pouvez prévoir des animations en rapport avec le thème : pour un thème vintage faites le concours du plus beau costume, pour un thème Disney faites une animation autour des chansons cultes, etc.

• Un DJ ou un groupe de musique : faire appel à un DJ ou à un groupe de musique pour faire la fête le jour J est une excellente idée d’animation. La plateforme LiveTonight est super pour vous aider à trouver le groupe de musique ou le DJ idéal pour votre événement, qu’il s’agisse d’un anniversaire, d’un mariage ou encore d’une soirée privée ! Si vous vous interrogez sur le tarif à prévoir, leur équipe à écrit un excellent article sur le sujet : quel tarif pour un groupe de musique ? Si vous louez une salle, faites appel à eux pour profiter d’une ambiance festive jusqu’au bout de la nuit ! N’hésitez pas à lui faire part de vos gouts musicaux pour qu’il en tienne compte le jour de l’événement.
• Un magicien : il fera le tour des tables et impressionnera vos convives avec son spectacle de magie. Selon la thématique de votre anniversaire, c’est une animation qui marquera les esprits.
• Un photographe : vous souhaitez que tous vos invités profitent au maximum de votre fête d’anniversaire ? Faites appel à un photographe professionnel. Il saura se faire discret et capturer l’instant avec brio : à la clé, de merveilleux souvenirs à partager avec vos amis.
• Des animations maison : si vous avez la fibre créative, lancez-vous dans la mise en place d’animations insolites et amusantes : quiz, blind test, défis… Votre imagination est votre limite ! Pour les anniversaires d’enfants, de nombreuses activités pourront être proposées.
• Un photobooth : fous rires garantis ! Réservez un petit espace pour que vos convives puissent prendre la pose. Vous pouvez louer un photobooth ou mettre à disposition un Polaroid. C’est un souvenir instantané qui plait toujours. Complétez votre photobooth avec de petits éléments de déguisement : lunettes, chapeaux, masques. Vous pouvez télécharger des kits photobooths gratuitement sur Josepho. Croyez-nous, vos invités seront ravis ! La location d’un photobooth pour votre anniversaire est toujours une bonne idée !

Choisir la nourriture et les boissons

Ah, le repas ! Plus qu’important, il est indispensable à toute fête. Il dépendra notamment du lieu choisi pour l’occasion :

• Organiser un fête au restaurant: ici, le menu aura toute son importance. Choisissez bien le restaurant et prenez le temps de discuter avec le chef pour décider d’un menu qui vous convient. Pensez également à lui préciser s’il y a des régimes particuliers ou des allergies éventuelles.
• Organiser une soirée dans une salle: certaines collaborent avec un traiteur attitré, d’autres vous laisseront le choix du prestataire. Pour un buffet ou pour un service à table, c’est un gain de temps (et d’énergie) assuré ! Sur place, une cuisine professionnelle est mise à disposition. Vous aurez donc de la place pour stocker tous les plateaux de nourriture et les boissons.
• Organiser votre événement à la maison ou chez des amis : la meilleure solution est de proposer un buffet où chacun apporte quelque chose. De cette façon, vous n’aurez pas tout le repas à gérer.

Définir les quantités nécessaires

Nous vous conseillons de faire vos petits calculs pour être sûr d’avoir assez de nourriture et de bouteilles pour tout le monde. À contrario, cela vous évitera de surévaluer vos besoins et de vous retrouver avec de la charcuterie pour une semaine ! Cela vous permettra aussi d’optimiser votre budget. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter les quantités à prévoir pour une fête d’anniversaire.

Ah, le gâteau ! Vos invités seront impatients de le découvrir et de vous voir souffler vos bougies. Pour satisfaire leurs papilles, offrez-leur un gâteau à la fois beau et bon !

Comment choisir son gâteau

• Faire appel à un professionnel : si les termes « cul de poule » et « maryse » ne font pas partie de votre vocabulaire, adressez-vous à un spécialiste. Commandez votre gâteau auprès d’un pâtissier ou un d’un cake designer. Pour vous, c’est l’assurance d’un gâteau d’anniversaire personnalisé, original et savoureux. Envie d’une pièce montée pour vos 40 ans ou de cupcakes rouge et or ? Votre vœu sera exaucé !
• Le confectionner vous-même : si vous vous sentez l’âme d’un pâtissier, lancez-vous ! Mais prenez en considération que cela vous demandera du temps et un certain savoir-faire.
• S’orienter vers du salé : vous n’êtes pas vraiment un bec sucré ? Vous préférez un délicieux morceau de beaufort ou de camembert ? Le gâteau de fromages est fait pour vous ! Il s’agit d’une idée atypique qui épatera vos invités. Prévoyez plusieurs pains différents pour déguster les fromages : aux noix, aux graines, à la courge…

Choisir la décoration de son gâteau

• Souffler les bougies: hors de question de faire l’impasse sur les bougies d’anniversaire ! Bougie artifice, nombre, musicale… là encore, un large choix s’offre à vous !
• Personnaliser le gâteau : pour la décoration (couleur de la pâte à sucre, éléments sur le gâteau, pic Happy Birthday, etc.), pensez à respecter votre thématique et ses couleurs ! Quant à la mini guirlande de fanions pour gâteau, elle fera un très joli topper d’anniversaire !

Organiser une fête : nos conseils

Vous voilà fin prêt à organiser l’anniversaire de vos rêves ! Qu’il soit intime, avec quelques proches, ou au contraire somptueux, vous aurez besoin de :

• Préparer l’anniversaire en amont ;
• Personnaliser l’événement ;
• Donner vie à votre fête ;
• Définir le repas d’anniversaire ;
• Choisir un gâteau d’anniversaire d’exception ;
• Et bien sûr, profiter de ce jour qui est le vôtre.

Dernière astuce : vous n’avez aucune idée d’organisation d’anniversaire ? Vous n’avez pas le temps de vous occuper des préparatifs ? Si votre budget le permet, prenez un event planner. Celui-ci s’occupera de toute l’organisation pour que vous n’ayez plus qu’à profiter de la fête le jour venu. C’est aussi une bonne idée pour organiser un anniversaire surprise !